온라인 생산성 도구 소개: 노션, 투두리스트, 캘린더로 만드는 시스템

작은 습관이 쌓이면 하루가 달라지고, 하루가 달라지면 인생이 달라집니다. 오늘은 노션, 투두리스트, 캘린더를 한 흐름으로 묶어 실전워크플로를 정리해보았습니다. 최근 기능 변화를 반영하여 바로 적용 가능한 현신적인 방법만 담았어요.

 

 

왜 굳이 세 가지를 함께 써야 할까?

역할 분담이 핵심이다

• 노션: 지식·아이디어·프로젝트의 “컨트롤 타워”(문서/데이터베이스/회의록/레퍼런스)
• 투두리스트: 바로 실행할 Next Action을 빠르게 캡처·정리
• 캘린더: 해야 할 일을 시간으로 예약 (타임블록·약속조율·집중시간)

각 도구가 잘하는 일에만 집중시키면, 구조가 단순해지고 습관을 끊기지 않게 유지할 수 있습니다.

 

노션: 지식과 프로젝트를 ‘한 곳’에

핵심 포인트

• Notion AI는 워크스페이스 내부에서 검색·요약·헤더 추출·문서작성·데이터 이해까지 지원해 “찾고 묻고 쓰는” 시간을 크게 줄여줍니다. 워크스페이스 안에서 바로 질의응답하거나 초안 작성, 회의노트 요약 같은 반복 작업을 자동화할 수 있어요.
• Notion Calendar는 노션 데이터베이스 아이템과 Google Calendar 이벤트를 한 화면에서 볼 수 있어 프로젝트 타임라인·마감일을 일정과 함께 조망하기 좋습니다.

노션을 이렇게 설정해보세요

기본 구조(5분 셋업)

1. 인박스 페이지: 떠오르는 아이디어·링크·메모를 우선 여기로.
2. 프로젝트 DB: 상태/마감/우선순위/담당(본인) 필드를 둔 표 뷰.
3. 리소스 DB: 글감·레퍼런스·템플릿을 모아두는 저장소.
4. 콘텐츠 캘린더 뷰: 블로그 주제·키워드·발행일을 캘린더로 관리.
5. AI 활용: 회의록·리서치 페이지에서 요약/액션 아이템 추출로 후처리 시간을 단축.

작은 습관 팁

• 매일 아침, 프로젝트 DB에서 “오늘 마감/진척 필요”만 필터링한 Today 뷰를 훑고 투두리스트로 보냅니다.

투두리스트: 바로 실행되는 “작은 할 일” 모듈

여기서는 사용자가 많은 Todoist를 예로 듭니다(다른 앱도 원리는 동일합니다).

2025년 기준 핵심 포인트

• 캘린더 통합(구글/아웃룩): Todoist의 Today/Upcoming 화면에서 일정과 할 일을 함께 보고, 타임블록한 작업을 캘린더로 동기화할 수 있습니다.(유료 플랜의 캘린더 레이아웃·타임블로킹 기능 포함)
• 레거시 Google Calendar 2-way 연동은 2025년 중 더 신형 통합으로 이관되며, 구(舊) 방식은 신뢰성 등의 이유로 폐기되었습니다. 세팅 시 최신 가이드를 따르세요.

투두리스트를 이렇게 설정하세요

캡처 규칙(3줄 요약)

• 15초 규칙: 생각나면 앱 열고 한 줄로 “동사+대상” 캡처(예: “사진 백업하기”).
• 프로젝트 태그: #블로그, #공장, #가족처럼 핵심 영역 태그 3~5개만.
• 오늘/이번 주: 매일 아침 Today를 3~5개로 “슬림화”.

캘린더 연동(2분)

1. 설정 → Calendars → Google/Outlook 연결 → 권한 허용 → Today/Upcoming에 일정 표시 활성화.
2. 시간이 지정된 작업은 자동으로 캘린더에 보이게 하여 타임블록을 만들면, 하루 계획이 훨씬 현실적으로 바뀝니다.

 

구글캘린더: 시간 관리의 메인 보드

꼭 알아둘 기능

• Appointment scheduling(약속 예약)이 한층 강해졌습니다. 2025년 8월 업데이트로 사이드바에서 예약 페이지를 바로 관리하고, 아직 예약 페이지가 없는 사용자에게도 근무 시간 기반 ‘사전 구성된 예약 페이지’를 자동 제공합니다. 웹에서 한 번 보면 모바일에도 표시되며, 생성/편집/삭제는 웹에서 가능해요.
• Gmail 작성 창에서 예약 페이지를 바로 삽입해 메일 왕복 없이 시간 조율이 쉬워졌습니다(2025년 7월 롤아웃). 외부 고객·파트너와 약속 잡을 때 강력합니다.
• Focus Time(집중 시간): 자동으로 회의 거절·방해 금지 설정이 가능해 몰입 락인에 유용합니다. Working location이벤트도 지원합니다.
• 요금제 차이: 개인도 기본 예약 페이지를 쓸 수 있지만, 결제 연동·자동 알림 등 고급 기능은 유료 플랜에 포함됩니다.

캘린더를 이렇게 설정하세요

타임블로킹(매일 10분)

1. 오전에 Todoist Today를 보며 집중 작업 블록(90~120분)을 캘린더로 확보.
2. 회의는 집중 블록 전후로 배치해 흐름을 최소 방해.
3. Focus Time 이벤트로 자동 거절 옵션을 켜두면 회의가 끼어들 틈이 줄어듭니다.

약속 예약(초간단 링크 공유)

• 사이드바의 예약 페이지에서 Copy link → 메신저·이메일로 공유. 외부와의 시간 조율이 캘린더 안에서 끝납니다.

 

실전 워크플로: “작은 습관의 하루 루틴”

아침 10분(계획)

1. 노션 Today 뷰로 프로젝트 현황을 확인 → 오늘 꼭 필요한 3~5개 선택.
2. 선택한 항목을 Todoist에 세부 행동으로 쪼개 입력.
3. 캘린더에서 집중 블록 먼저 확보 후, 남는 칸에 회의/자잘한 할 일을 배치.

낮(집중)

• Focus Time 중에는 알림을 최소화하고, Todoist 작업 타이머로 몰입 유지.
• 급한 요청은 Todoist 인박스로 먼저 받아 두고, 루틴은 흔들지 않습니다.

저녁 5분(리뷰)

• Todoist에서 완료 체크 → 노션 프로젝트 DB에 진척 메모/교훈 1줄 기록.
• 미완료는 일정 재배치. 예약 페이지 링크로 다음 주 약속도 미리 잡아둡니다.

 

자주 막히는 지점 & 해결 가이드

“노션-캘린더 양방향이 왜 안 돼요?”

• Notion Calendar는 노션 DB와 구글 캘린더를 한 화면에서 보여주는 것이 핵심입니다. DB→외부 캘린더 직접 동기화는 아직 지원하지 않습니다. 해결책은 노션=계획/문서, 캘린더=시간 예약으로 역할을 분리하는 것.

“외부 고객과 시간 조율이 번거로워요”

• 2025년 업데이트로 사이드바 예약 페이지와 Gmail 내 삽입이 가능해져 왕복 커뮤니케이션이 크게 줄었습니다. 처음 한 번만 웹에서 페이지를 확인해두면 모바일에서도 링크 공유가 빨라요.

 

7일 미니 챌린지(바로 실행)

Day 1–2: 인박스 세팅

• 노션 인박스/리소스 DB 만들기 → Todoist 인박스 규칙(15초 캡처) 적용.

Day 3–4: 타임블로킹

• Todoist Today 3개만 골라 캘린더에 시간 예약 + Focus Time 켜기.

Day 5: 예약 페이지

• 캘린더 사이드바의 예약 링크 생성·공유로 외부 미팅 한 건 잡기.

Day 6–7: AI로 리캡

• 노션에서 이번 주 회의록/아이디어를 AI 요약해 다음 주 목표 3개 도출.

마무리: 도구보다 중요한 것 = “작은 반복”

도구는 반복을 지탱하는 레일입니다.

• 노션으로 생각을 모으고,
• 투두리스트로 오늘의 한 걸음을 정하고,
• 캘린더로 시간을 예약하세요.

이 3단계만 매일 굴리면, 블로그 작은 습관의 힘에 걸맞은 꾸준한 성장 루틴이 완성됩니다.